Datenschutz für Mitarbeitende

Stand: 31. Oktober 2026

Diese Information nach Art. 13 DSGVO richtet sich an unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie an freie Mitarbeitende mit einem Zugang zur Plattform mein.agentur.jetzt (Web, iOS und Android). Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung (https://mein.agentur.jetzt/datenschutz) und beschreibt, welche Daten über Sie bei der Arbeit mit der Plattform entstehen, wer sie sieht und wann sie gelöscht werden.

1. Verantwortlicher

Marcel Sandro Truskaller — Agentur.jetzt, Dellach am Millstätter See 38, 9872 Millstatt, Österreich, office@agentur.jetzt. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Ein Betriebsrat besteht derzeit nicht; wird einer gewählt, gelten zusätzlich die Mitwirkungsrechte nach §§ 96 und 96a ArbVG.

2. Zugang, Rollen und Sicherheit

Für Ihr Mitarbeiterkonto verarbeiten wir Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Abteilung, Rollen und Berechtigungen, Passwort-Hash, zweiten Faktor, angemeldete Geräte und Sitzungen sowie gegebenenfalls ein freiwilliges Profilbild. Sicherheitsrelevante Vorgänge (z. B. Anmeldungen, Rechteänderungen, Freigaben, Löschungen) werden mit Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert. Zweck ist der sichere, auf Ihre Aufgaben beschränkte Zugriff auf Kundendaten. Rechtsgrundlagen: Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Datensicherheit (Art. 32 DSGVO) und unser berechtigtes Interesse am Schutz der Kundendaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Zeiterfassung

Wir sind verpflichtet, Ihre Arbeitszeiten aufzuzeichnen (§ 26 Arbeitszeitgesetz, Arbeitsruhegesetz). In der Zeiterfassung verarbeiten wir Beginn und Ende der Arbeitszeit und der Pausen, Nachträge und Korrekturen samt Begründung, Abwesenheiten (Urlaub, persönlicher Feiertag, Krankenstand, Zeitausgleich, Pflegefreistellung, sonstige Dienstverhinderung), Ihr Wochenmodell und Urlaubsanspruch, Monatsabschlüsse sowie automatische Hinweise auf mögliche Überschreitungen gesetzlicher Höchstgrenzen. Jede Änderung wird in einem unveränderlichen Änderungsprotokoll mit Zeitpunkt, handelnder Person und Begründung festgehalten. Für Krankenstände verarbeiten wir außerdem den Bearbeitungsstatus, erforderliche Vermerke und von Ihnen eingereichte ärztliche Bestätigungen. Standortdaten, Bildschirm- oder Tastaturaktivität werden nicht erfasst.

Bitte reichen Sie nur die erforderliche Bestätigung der Arbeitsunfähigkeit ohne Diagnose ein. Die hochgeladenen Originaldokumente werden unverändert und verschlüsselt gespeichert; bereits enthaltene Angaben werden nicht automatisch aus dem Dokument entfernt. Ein gesondertes Diagnosefeld sowie eine OCR- oder KI-Auswertung dieser Unterlagen sind nicht vorgesehen. Ihre Nachweise können Sie selbst und die gesondert berechtigte Personalverwaltung einschließlich der Administration abrufen; das allgemeine Leserecht für Arbeitszeiten allein gewährt keinen Zugriff. Abrufe werden ohne Dokumentinhalt protokolliert.

Ihre eigenen Zeiten sehen und exportieren Sie selbst. Alle Zeiten lesen nur die Administration (Geschäftsführung) und Personen mit dem Recht „Zeiterfassung: alle sehen“ (Rollen Buchhaltung, Lohnverrechnung und, sofern eingerichtet, Management); Einträge anderer ändern nur Administratoren, stets mit Begründung. Notizen zu Einträgen werden verschlüsselt gespeichert; Exporte werden protokolliert. Die Daten dienen der Erfüllung der arbeitszeitrechtlichen Pflichten, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Urlaubsverwaltung; eine Leistungs- oder Verhaltensbewertung findet damit nicht statt. Rechtsgrundlagen: rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), Arbeitsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Angabe eines Krankenstands Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

4. Anbindung Ihres Microsoft-365-Postfachs und Outlook-Add-in

Sie können Ihr dienstliches Postfach (Microsoft 365) mit der Plattform verbinden. Dann werden E-Mails aus Posteingang und gesendeten Elementen, die einem Kunden, Interessenten oder einer Ansprechperson zugeordnet werden können, automatisch in der jeweiligen Kundenakte protokolliert; nicht zuordenbare E-Mails werden nicht übernommen. Über das Outlook-Add-in können Sie einzelne E-Mails gezielt protokollieren. Gespeichert werden Postfachadresse, die von Ihnen erteilte Zugriffsberechtigung (verschlüsselt), Ihre persönliche Ausnahmeliste sowie die protokollierten E-Mails mit Vermerk, über wessen Postfach sie übernommen wurden. Die protokollierten E-Mails sehen alle Mitarbeitenden mit Zugriff auf die betreffende Kundenakte.

Die Verbindung ist freiwillig und dient ausschließlich einer vollständigen Kundenbetreuung. Mit der Verbindung stimmen Sie dieser Protokollierung zu (§ 10 AVRAG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Zustimmung jederzeit ohne Nachteile widerrufen, indem Sie das Postfach trennen; bereits protokollierte Kundenkorrespondenz bleibt als Geschäftsunterlage in der Kundenakte. Sie können Adressen und Domains ausschließen, einzelne E-Mails entfernen und die automatische Protokollierung für Posteingang oder gesendete Elemente getrennt abschalten. Bitte nutzen Sie das dienstliche Postfach nicht für private Korrespondenz mit Kunden-Domains oder schließen Sie solche Adressen aus. Eine Auswertung der Protokollierung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.

5. Zusammenarbeit: Team-Chat, Boards, Erwähnungen, Anrufe

Im Team-Chat und auf Aufgabenboards verarbeiten wir Ihre Nachrichten, Dateien, Sprachnachrichten, Reaktionen, Aufgaben, Kommentare, Erwähnungen, Zuständigkeiten und Lesestände. Ihr Anwesenheitsstatus (z. B. verfügbar, beschäftigt) ist für Kolleginnen und Kollegen sichtbar. Nachrichten können Sie bis 15 Minuten nach dem Senden bearbeiten und bis 60 Minuten nach dem Senden löschen; „Für mich ausblenden“ betrifft nur Ihre eigene Ansicht. Vorfassungen bearbeiteter Nachrichten werden verschlüsselt gespeichert, sind nur für die Team-Chat-Administration einsehbar und werden nach einem Jahr gelöscht; beim Löschen einer Nachricht entfernen wir Inhalt und Vorfassungen. Sprachnachrichten (höchstens fünf Minuten) werden verschlüsselt gespeichert und nicht verschriftlicht; nie gesendete Aufnahmen löschen wir nach 24 Stunden. Der Hinweis „schreibt …“ wird nicht gespeichert. Bei Erwähnungen, Zuweisungen und Anrufen erhalten Sie Push-Mitteilungen nach Ihren Mitteilungseinstellungen. Für Anrufe speichern wir Teilnehmende, Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis; Anrufe werden nicht aufgezeichnet. Verbindungsdaten interner Anrufe löschen wir nach zwölf Monaten. Rechtsgrundlagen: Arbeitsvertrag und berechtigtes Interesse an einer geordneten Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

6. Gesprächsprotokolle und Aufnahmen

Nehmen Sie ein Gespräch für ein Protokoll auf, müssen vorher alle Anwesenden informiert und einverstanden sein; das bestätigen Sie vor dem Start, Zeitpunkt und Textfassung werden mit Ihrem Konto gespeichert. Heimliche Tonaufnahmen nicht öffentlicher Äußerungen sind unzulässig und können strafbar sein (§ 120 StGB, in Deutschland § 201 StGB). Die Aufnahme wird von OpenAI verschriftlicht und kann KI-gestützt zusammengefasst werden; die Audiodatei wird nach erfolgreicher Transkription sofort gelöscht (bei Aufbewahrung durch die Administration höchstens 30 Tage ab der Aufnahme, bei fehlgeschlagener Verarbeitung spätestens nach sieben Tagen). Ihr Name wird als verfassende Person beim Protokoll gespeichert.

7. KI-Assistenz

Fordern Sie KI-Entwürfe, Zusammenfassungen oder Codeänderungen an, wird der dafür erforderliche Kontext an OpenAI übermittelt (Modelle „gpt-6-luna“ für Assistenz, „gpt-6.1-sol“ für Code, „gpt-transcribe“ für Spracherkennung). Anforderungen und Freigaben werden im jeweiligen Vorgang protokolliert. Nutzungskennzahlen erfassen wir je Funktion und Tag ohne Personenbezug. KI-Ergebnisse müssen Sie vor dem Versand bzw. der Veröffentlichung prüfen; Sie bleiben für die Inhalte verantwortlich, die Sie freigeben. Wir schulen den Umgang mit KI (Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689).

8. Apps, Push, Widgets und Anrufliste

Die Apps speichern Anmeldedaten im geschützten Schlüsselspeicher Ihres Geräts. Für Push-Mitteilungen verarbeiten wir Gerätekennungen (Apple Push Notification Service, Google Firebase Cloud Messaging). Widgets zeigen auf dem Startbildschirm ungelesene Nachrichten, nächste Termine mit gekürztem Betreff, fällige Aufgaben und Ihre laufende Arbeitszeit; sie nutzen ein eigenes, nur lesendes Zugangsmerkmal (höchstens 30 Tage gültig) und sind für Personen sichtbar, die Ihren Bildschirm sehen. App-Anrufe erscheinen zusätzlich in der Anrufliste der Telefon-App (iOS über CallKit, Android über die Telecom-Schnittstelle, sofern unterstützt); diese Einträge verwaltet Ihr Betriebssystem. Das Outlook-Add-in speichert seine Anmeldung höchstens sieben Tage in Outlook. Bitte sperren Sie dienstlich genutzte Geräte und entfernen Sie Widgets, wenn Dritte Ihr Gerät sehen.

9. Empfänger

Steuerberatung und Lohnverrechnung — Lohn- und Gehaltsabrechnung, Arbeitszeitnachweise
Behörden und Sozialversicherung (z. B. Österreichische Gesundheitskasse, Finanzamt, Arbeitsinspektorat) — soweit gesetzlich vorgeschrieben
netcup GmbH — Hosting in EU-Rechenzentren
Microsoft Ireland Operations Ltd. — Microsoft 365, E-Mail und Postfachanbindung
OpenAI und dessen Unterauftragsverarbeiter — KI-Funktionen; eine Verarbeitung in den USA ist möglich
Apple Distribution International Ltd., Google Ireland Ltd. — Push-Mitteilungen, App-Bereitstellung
Cloudflare, Inc. — Auslieferung und Schutz der Plattform einschließlich Turnstile-Missbrauchsschutz bei der Anmeldung
GitHub, Inc. — Website-Quellcode und mit einem Repository verknüpfte technische Aufgaben

Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur auf Grundlage von Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln).

10. Speicherdauer

Arbeitszeitaufzeichnungen und Abwesenheiten: sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres, weil sie Grundlage der Lohnverrechnung sind (§ 132 BAO); das Änderungsprotokoll ebenso lange.
Lohn- und Personalunterlagen: sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres; übrige Personalunterlagen bis drei Jahre nach Ende des Dienstverhältnisses (Verjährung), soweit kein Verfahren anhängig ist.
Ärztliche Nachweise zur Entgeltfortzahlung und Lohnverrechnung: Die festgelegte Aufbewahrungsfrist umfasst sieben volle Kalenderjahre nach dem Bezugsjahr des belegten Krankenstands; bei einem jahresübergreifenden Krankenstand zählt das letzte belegte Jahr. Ein späterer Upload startet keine neue Frist. Für Nachweise zum Bezugsjahr 2026 ist damit eine Aufbewahrung bis einschließlich 31.12.2033 vorgesehen. Bei einer begründeten Verfahrenssperre sind die Nachweise sowie die betroffenen Arbeitszeit- und Protokollaufzeichnungen von der regulären Fristlöschung ausgenommen. Nach Fristablauf sind die Nachweise zur Löschung vorgesehen. Abgebrochene, nie mit einer Krankmeldung verknüpfte Uploads sind nach einem Tag zur Bereinigung vorgesehen. Dies ist keine pauschale siebenjährige Frist für beliebige Gesundheitsdokumente.
Postfachverbindung und Ausnahmeliste: bis zur Trennung bzw. Ihrem Ausscheiden; protokollierte Kundenkorrespondenz nach den Fristen der Kundenbetreuung.
Sicherheitsprotokolle: IP-Adressen 180 Tage, Einträge drei Jahre. Anmelde- und Passwortlinks: 30 Tage nach Ablauf.
Team-Chat, Boards und Protokolle: als betriebliche Unterlagen, solange sie für die jeweiligen Vorgänge benötigt werden; Vorfassungen bearbeiteter Team-Chat-Nachrichten ein Jahr; Verbindungsdaten interner Anrufe zwölf Monate; Push-Zustellprotokolle 90 Tage; freiwilliges Profilbild bis zum Entfernen bzw. Ausscheiden.
Nach Ihrem Ausscheiden sperren wir Ihr Konto, entfernen Geräte, Sitzungen, Postfachverbindung und persönliche Einstellungen und behalten nur die oben genannten Unterlagen.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Ihre eigenen Arbeitszeiten können Sie jederzeit selbst als PDF oder CSV herunterladen. Anfragen richten Sie an office@agentur.jetzt. Sie können sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at).